Eigenlijk is het simpel, een follow up of opvolg e-mail is een e-mail dat volgt op 'iets' dat wel of niet heeft plaatsgevonden. Vaak is dit het gedrag van een persoon, of het ontbreken van gedrag.
Wat voor follow up e-mails zijn er en welke rol speelt het binnen marketing automation? In dit blog ga ik hier verder op in.

Dit blog is ook op Frankwatching gepubliceerd.

De simpelste vorm van een follow up e-mail is een e-mail naar mensen die een e-mail niet hebben geopend. De reminder naar de non opens noemen we dat. In de ‘categorie reminders’ zijn er natuurlijk veel meer te bedenken. Bijvoorbeeld een reminder naar mensen die een e-mail wel hebben geopend maar die niet hebben geklikt. Of een reminder naar mensen die wel hebben geklikt maar niet hebben geconverteerd. Samen met UNICEF hebben we bij het streven naar verbeteringen in de donatieflow maar liefst 7 verschillende reminders opgenomen. Bijvoorbeeld als je de e-mail wel hebt geopend, maar niet hebt geklikt. Of als je wel hebt geklikt maar niet hebt gedoneerd, waarbij dan weer werd gepersonaliseerd op het product dat je had geselecteerd om te doneren. 

Terug naar de reminders, je zou kunnen zeggen dat reminders sturen op basis van gedrag binnen een marketing e-mail een eenvoudige vorm van follow-up e-mails is.

Iets complexer zijn de follow up e-mails op basis van gedrag in andere kanalen bijvoorbeeld de website. Eigenlijk spreken we dan ook over retargeting. Je kan bepaald gedrag in andere communicatiekanalen dan e-mail opvolgen door een e-mail of een reeks van e-mails. Daarvoor zijn twee randvoorwaarden:

• Je moet de relatie kunnen herkennen en kunnen koppelen aan het emailadres.
• Je moet per missie hebben om die persoon de mogen e-mailen.

Bij dat ‘kunnen herkennen’ staan we even stil in dit blog. In het algemeen zijn er 4 categorieën te onderscheiden in welke mate website bezoekers worden herkend.

1. een bezoeker is onbekend
2. een bezoeker wordt herkend op basis van zijn of haar IP adres d.m.v. cookies. Hier wordt veel gebruik van gemaakt veel websites. Als bezoeker zie je bijvoorbeeld producten die je bij een eerdere sessie ook hebt bekeken.
3. Een ooit ingelogde bezoeker die o.b.v. IP-adres wordt herkend. Je naam wordt bijvoorbeeld weergegeven als je opnieuw op de website komt, maar 100% zeker zijn ze er niet van dat jij het bent. Daarom moet je bijvoorbeeld als je een product wil kopen of een mutatie wil doorvoeren inloggen in de mijn omgeving.
4. Een ingelogde bezoeker. Dan weet je 100% zeker dat de persoon waarvan je denkt dat hij/zij het is het ook daadwerkelijk is.

Website personalisatie is mogelijk vanaf niveau 2. Retargeting per e-mail is mogelijk bij herkeningsniveau 3 en 4 in combinatie met een afgegeven opt-in. Denk aan de verlaten winkelwagen e-mails of verlaten webpage e-mails.

Natuurlijk zijn er ook nog andere mogelijkheden voor een follow up e-mail. Als je iemand niet herkent of het IP adres niet weet. In de retail wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van de zogenaamde ‘back in stock ‘ alerts. Als een bepaald product niet aanwezig is, krijg je als klant de gelegenheid een alert de ontvangen door je e-mailadres af te geven. Je zou kunnen zeggen dat dit wel een soort van follow up is op een niet geslaagde transactie.

Het begrip follow up e-mail schuift op deze manier eigenlijk steeds verder op naar het begrip e-mailmarketing automation. Want eigenlijk wil je al je follow up e-mails geautomatiseerd laten plaatsvinden. Bepaalde gebeurtenissen wil je met meer dan één contactmoment opvolgen. Dan spreek je follow up e-mail flow. Bijvoorbeeld de gebeurtenis ‘klanten worden’. Dat moment wil je opvolgen met een welkom of een onboarding e-mail flow. Of je wil een periode van inactiviteit gebruiken om mensen een activering e-mail of e-mailflow te sturen en ze daarmee te heractiveren. Eigenlijk is iedere vorm van follow-up dus een vorm van e-mail marketing automation.

Met de juiste infrastructuur kan je vanuit je 360graden klantbeeld retargeten op vele andere digitale en bemande kanalen. Denk aan website en App personalisatie, aanbevelingen beschikbaar stellen in callcenters of winkels etc. E-mail is daarbij slechts één van de kanalen die je kan inzetten. 

In de praktijk zien we echter dat e-mail de motor van de CRM e/o marketing automation activiteiten is. Je kan snel testen en leren en makkelijk personaliseren met e-mail. Vervolgens trek je de learnings door naar de andere kanalen waarin je wilt personaliseren of segmenteren.

Het begint bij inzicht in de klantreis/-reizen en een visie op hoe je die wilt verbeteren. En bij het vaststellen op welke wijze je het kanaal e-mail wil laten bijdragen aan je overal marketing doelstellingen. De mate van volwassenheid van het kanaal e-mail in je organisatie is ook belangrijk. Als je aan de slag gaat, moet je in ieder geval e-mailverzendsoftware hebben waarmee je campagnes kan ontwikkelen. En mensen die ermee kunnen werken.

Het is vaak het eenvoudigst te beginnen met het sturen van follow-up e-mails op basis van (ontbreken van) gedrag in de e-mails zelf. Dat is het eenvoudigst omdat je dan geen data uit andere systemen nodig hebt. Maar helaas limiteert dat je mogelijkheden wel. Iemand die niet actief in het kanaal e-mail is, kan wel veel online bestellen (zoals ik zelf bij bol.com of Coolblue doe). Met een activeringscampagne gebaseerd op het gedrag in de e-mails, sla je in dat geval dus de plank mis.

Naarmate de volwassenheid van het kanaal toeneemt ga je meer data gebruiken om te personaliseren of segmenteren. Denk aan transactiedata of gedrag in andere communicatiekanalen. Je gaat vanuit een 360graden klantbeeld personaliseren en campagnes inrichten. Daar vallen de follow up e-mails ook onder. In veel gevallen is je infrastructuur dan niet meer toereikend en heb je bijvoorbeeld een CDP nodig. Daarmee wordt het ook makkelijker andere kanalen aan te sluiten.