Voor het gericht inzetten van je e-mailmarketing kun je niet zonder goede software. Deze software wordt ontwikkeld door een E-mail Service Provider, afgekort ESP. 100%EMAIL is software onafhankelijk en heeft kennis van diverse pakketten. We krijgen vaak vragen over wat nu een goede ESP is of beter wat een goed pakket is. We helpen regelmatig klanten met het maken van de juiste keuze. Want wat doet een ESP nou eigenlijk? En waar let je op bij het selecteren van de verzendsoftware? In deze blog gaan we in op een aantal basisfunctionaliteiten van een ESP en de vragen die je jezelf moet stellen bij het selecteren van een ESP.

• ESP = bedrijf dat e-mailmarketing software en daaraan gerelateerde services aanbiedt
• Deze modules vind je altijd terug in een ESP: e-maildesign, database beheer en reporting
• Let bij ESP selecteren op gebruiksvriendelijkheid, opmaken van e-mails, database en budget

Er zijn honderden aanbieders van software waarmee je e-mailings kan opmaken en versturen. En die software kan heel eenvoudig zijn of allerlei geavanceerde functionaliteiten bezitten. De meeste ESP's worden nu ook steeds meer Marketing Automation software. Bekende Nederlandse ESP’s zijn bijvoorbeeld CanopyDeploy, Spotler, Copernica en Tripolis. Maar de meeste opereren ook internationaal zoals  Selligent, Emarsys, Maileon, Actito en de hele grote/bekende Mailchimp en Salesforce Marketing Cloud.

Een ESP is er om je te helpen om op een goede manier e-mailings te verzenden aan jouw relaties. Hierbij kun je denken aan het maken van de e-mail, het hosten van de database van de e-mailadressen en het bijhouden van de resultaten. E-mail verzendsoftware is daarmee onmisbaar voor e-mailmarketeers, CRM-marketeers, database managers, contentmanagers en online marketeers.

Globaal gezien vind je altijd drie modules terug in een E-mail Service Provider:

Je hebt een boodschap en wilt deze op een aantrekkelijke manier overbrengen op de doelgroep.

In een E-mail Service Provider kan je afbeeldingen en teksten omzetten in een mooi opgemaakte e-mail. In de meeste gevallen kan je ook interactieve elementen aan de e-mail toevoegen. Vaak gebruik je hiervoor een HTML-template, zo hoef je geen zorgen te maken over het design.

Alleen nog de afbeeldingen, teksten en linkjes invoegen zodat je hebt een goede, mooie e-mail hebt om te verzenden. Heb je geen template, dan kun je een design omzetten in HTML. Daarna zet je deze HTML-code in de ESP waarmee de e-mail wordt gemaakt.

Je kunt ervoor kiezen om je e-maildatabase(s) direct in de E-mail Service Provider te plaatsen, maar je kunt ook een koppeling maken met een al bestaand CRM-systeem.

In de e-maildatabase staan gegevens opgeslagen ‘van het e-mailadres’, zoals bijvoorbeeld de naam van de persoon en waarvoor die toestemming heeft gegeven (optins). Beetje omgekeerde situatie eigenlijk, je zou verwachten dat er kenmerken staan van je klant. Maar vaak is het e-mailadres het unieke gegeven waarop de database is opgebouwd.

Het voordeel van het hebben van je data in de ESP is dat de data wordt aangepast als een ontvanger bepaald gedrag vertoond. Bijvoorbeeld iemand die zich afmeldt voor het ontvangen van e-mail, kan een seconde later al niet meer gemaild worden. Bovendien hoef je geen koppelingen te maken met andere systemen en kun je vaak snel beginnen. Leg je wel een koppeling met andere systemen, bijvoorbeeld met een CRM-systeem of een transactiedatabase, dan heb je meer gegevens beschikbaar over de ontvanger en kun je persoonlijker communiceren. 

Het wordt wel wat complexer. Worden mutaties bijvoorbeeld beide kanten op verwerkt? En gebeurt dat realtime of met enige vertraging? Dit kan er voor zorgen dat mutaties pas later worden verwerkt. Denk hierbij aan afmeldingen.

Nadat je je e-mail hebt verstuurd, wil je natuurlijk weten hoe de campagne is verlopen en wat je eventueel kan doen om deze te verbeteren. In een e-mailreport vind je veel informatie die je nodig hebt om te evalueren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

• Preview van de e-mail
• Aantal verzonden e-mails (sent)
• Aantal aangekomen (delivered)
• Aantal gebounced (niet aangekomen)
• Aantal geopend (openratio)
• Aantal geklikt (klikratio)
• Waarop is geklikt (clicks per link)
• Hoeveel afgemeld (unsubscribed)

Het niveau van reporting verschilt heel erg per E-mail Service Provider. In sommige software kun je alleen het bovenstaande rijtje zien per verzonden mailing. Bij andere ESP’s kan je ook e-mailings met elkaar vergelijken of meerdere e-mailings in één report verwerken.

Daarnaast zijn de reports die je kan exporteren erg verschillend. De ene ESP geeft je alleen een Excel-bestand met platte cijfers, zodat je er zelf mee aan de slag kan. Dit is bijvoorbeeld het geval bij Selligent. In een andere ESP krijg je een kant-en-klare PDF met mooie diagrammetjes en visuele weergaves. Dit laatste is bijvoorbeeld het geval bij CanopyDeploy.

Met het combineren van de data uit de e-mailreports met bijvoorbeeld transactiedata van je webwinkel kunnen waardevolle inzichten geven in het gedrag van je klanten.

Er bestaan dus veel verschillende softwarepakketten, maar hoe selecteer je nu de juiste voor jouw marketingafdeling? Dat verschilt per bedrijf, voor ieder bedrijf zijn andere functionaliteiten relevant. Hieronder enkele vragen die je jezelf kan stellen bij het selecteren van een ESP.

Het niveau en de expertise van je e-mailmarketeers speelt een rol. Heb je iemand met minder affiniteit met technische aspecten dan is gebruiksvriendelijkheid erg belangrijk. Hiervoor wil je waarschijnlijk graag dat e-mailings makkelijk op te maken zijn en dat de verzending via ‘drag & drop’ in elkaar geklikt kan worden. Kijk dan bijvoorbeeld eens naar Mailchimp, CanopyDeploy of Spotler.

In andere tools zoals bijvoorbeeld Spike (Measuremail & Tripolis) of Selligent kunnen de wat meer technische marketeers de diepte in. Als je in een selectietraject zit, laat de gebruikers dan gewoon een paar uurtjes ‘spelen’ met de tools.

Wil je je e-mailings opmaken met voor-gedefinieerde blokken die je alleen nog hoeft te vullen met content of wil je je e-mail (zelf) voorzien van de nieuwste technieken? Denk daarbij bijvoorbeeld aan live aftelklokken, formulieren die je in de e-mail kunt invullen of zelf-afspelende video’s.

Templates met vaste blokken kunnen in bijna alle ESP’s, maar als je technische hoogstandjes wilt zoals hierboven beschreven, dan kan dat bijvoorbeeld in Selligent, Spike (Measuremail & Tripolis) of Salesforce Marketing Cloud.

In een e-maildatabase staan de e-mailadressen opgeslagen. Hierin moet worden vastgelegd of een persoon toestemming heeft gegeven voor het toesturen van commerciële e-mailings. En jij gebruikt deze database voor het bereiken van je doelgroepen met de juiste content.

We zien grote verschillen in de wijze waarop data worden opgeslagen in de verschillende softwarepakketten. Je kunt eigenlijk altijd kiezen voor profielen per e-mailadres (platte database), maar het kan zijn dat je ook subprofielen wilt bewaren (relationele database). Hieronder zie je een voorbeeld van een autodealer. Bij een platte database bewaar je bijvoorbeeld de volgende eigenschappen:

• Naam
• Adres
• Woonplaats
• Type auto

Heb je een relationele database, dan kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om een subprofiel van de auto op te slaan. Het kan namelijk zijn dat iemand meerdere auto’s heeft. Er komt dan een extra profiel bij met:

• Kleur auto
• Datum aankoop
• Datum laatste APK
• Etc.

Voorbeelden van ESP’s met een relationele database zijn CanopyDeploy, Copernica, Salesforce Marketing Cloud en Selligent.

Een belangrijke overweging voor de aanschaf van de e-mailmarketing software is het kostenplaatje.

Vaak zie je twee kostencomponenten bij een ESP: een licentie en een bedrag per duizend verstuurde e-mailtjes (CPM). Ook zie je wel ESP’s die uitgaan van het aantal adressen voor het vaststellen van de prijs. Je kunt dan ‘onbeperkt’ e-mailen naar je adressenbestand en stijgt je aantal adressen boven een bepaalde grens dan ga je meer betalen.

De beschikbare functionaliteiten van de software zijn ook bepalend voor de hoogte van (licentie-) kosten. In het algemeen geldt: hoe meer je met de software kan, hoe hoger de prijs.

Er zijn honderden aanbieders. Wil je eenvoudig en overzichtelijk starten, heb je een kleine database met e-mailadressen en weinig budget? Dan is Mailchimp wellicht een goede starters optie. In het ‘middensegment’ zitten bedrijven als Copernica, Spotler, Tripolis, Maileon en CanopyDeploy. High-end marketing automation tools zijn weer wat duurder en hierbij kun je o.a. denken aan Salesforce, Selligent, Marketo, Emarsys, Microsoft Dynamics. De exacte bedragen variëren enorm en zijn afhankelijk van de situatie bij jouw organisatie.

• Hoe start je met e-mailmarketing automation?
• In 7 stappen naar een succesvolle marketing automation implementatie
• Marketing Automation in 2022

de nummer 1 in e-mailmarketing automation

Het kiezen van de juiste software is afhankelijk van je doelstellingen, contactstrategie en kan een moeilijke keuze zijn.

Om een weloverwogen keuzen te maken verwijzen we je graag door naar onze Marketing Automation software overzicht pagina. 

Op deze pagina beantwoorden we veelgestelde vragen, benoemen we de voor- en nadelen van een aantal marketing automation software aanbieders. 

Bij 100%EMAIL doen we niets anders dan met marketing automation software werken aan de doelstellingen van onze klanten. We kunnen je helpen met onder andere:​

• Selectieproces​
• Koppelen van databases​
• Inrichten van geautomatiseerde campagnes​
• Bouwen van templates
• En nog veel meer!

Klanten raken gewend aan de persoonlijke ervaringen die data gedreven organisaties zoals Netflix en Bol.com hen bieden. Ze verwachten dit dus ook steeds meer. Een customer data platform (CDP) kan uitkomst bieden: het brengt alle beschikbare data binnen je organisatie samen op één plek waardoor je een centraal klantbeeld kan creëren. En dat maakt gepersonaliseerd klantcontact mogelijk.

Een customer data platform (CDP) is een database waarin de (afgeleide) data uit verschillende relevante databronnen gekoppeld worden. Het CDP verbindt en structureert deze data tot een centraal klantbeeld. Op basis van dit klantbeeld is het mogelijk om campagnes te personaliseren.

In het algemeen onderscheiden wij vier soorten data:

1. CRM-data,
   de data die in je Customer Relationship Management (CRM) systeem staan over je klanten, denk aan naam, adres, woonplaats, postcode, huisnummer etc.

2. demografische data,
   dit zijn gegevens over een persoon – zoals geslacht, leeftijd, woonplaats, opleiding en de gezinssituatie

3. transactionele data,
   de data die gegenereerd worden bij een aankoop, retour, betaling, aanmelding, reservering of bij het afsluiten van een abonnement.

4. Gedragsdata
   Dit zijn de data verkregen bij interacties tussen je klanten en jouw bedrijf, onder meer websitebezoeken, kliks, e-mail opens, bekeken producten of reacties op social media.

Deze data staat bij veel organisatie in verschillende databases. In het CDP worden deze data (real-time) verzameld, ontdubbeld en gestructureerd tot een actueel gecentraliseerd klantbeeld.

Door te segmenteren en business rules in te zetten, kun je persoonlijk en gericht communiceren. Een business rule is bijvoorbeeld een vaste afspraak dat iemand een bepaalde uiting ontvangt als hij of zij aan een bepaald kenmerk voldoet. Bijvoorbeeld iemand ontvangt een e-mail met specifieke product content als:

• hij of zij een product in een online winkelwagentje heeft geplaatst
• deze informatie nog niet per e-mail heeft ontvangen in de afgelopen 7 dagen
• en het product niet in de afgelopen x dagen heeft gekocht

Het geautomatiseerd communiceren met relaties op basis van de business rules is onderdeel van wat Marketing Automation genoemd. Niet alleen de inhoud is op de klant afgestemd maar ook de timing. Iedere klant krijgt het bericht op het moment dat het voor hem/haar relevant is. Naast het CDP heb je daarvoor ook nog een marketing automation tool nodig, waarmee je de boodschap via verschillende kanalen aan de klant kan aanbieden.  

De meeste CDP's zijn speciaal ontwikkeld voor marketeers. Werken in een CDP is dan ook mogelijk zonder hulp van developers of IT. Wel moet het CDP (volgens Gartner) aan een viertal kenmerken voldoen om te kunnen slagen:

1. Dataverzameling en -opslag
   Het CDP moet (real-time) data kunnen verzamelen uit meerdere eigen en externe bronnen en deze onbeperkt kunnen opslaan, zodat gegevens voor verwerking beschikbaar blijven zolang het nodig is. Daarnaast moet de CDP-gegevensverzameling zelf verzamelde (first-party) identifiers (zoals e-mailadressen en apparaat-ID’s) en attributen zoals demografische informatie bevatten.
2. Profielontwikkeling
   Het CDP moet profielen op persoonsniveau kunnen consolideren en hier attributen aan kunnen koppelen. Dit betekent o.a. dat meerdere apparaten aan één persoon kunnen worden gekoppeld, nadat ze persoonlijk zijn geïdentificeerd en ontdubbeld.
3. Segmentatie
   Het CDP moet op basis van regels segmenten kunnen creëren en beheren. Geautomatiseerde segmentdetectie of scoremodellen zijn waardevolle geavanceerde segmentatiefuncties.
4. Activatie
   Het CDP moet segmenten kunnen doorsturen naar externe (marketing automation) systemen om gepersonaliseerde e-mailcampagnes, mobiele berichten, advertenties en social media berichten te kunnen verzenden. Denk hierbij aan (geavanceerde) activatie- of voorspelfunctionaliteiten die webpersonalisatie, aanbevelingen, dynamische creatieve communicatie en testen en optimalisatie mogelijk maken.

Alle klantdata relatief gemakkelijk op een centrale plek

Voor het toegankelijk maken van alle klantdata binnen je organisatie zijn vaak drastische aanpassingen van de infrastructuur nodig. Dit vraagt veel tijd, kennis en onderhoud van de IT-afdeling. Een CDP biedt de oplossing: deze koppel je namelijk relatief snel aan de bestaande infrastructuur, zonder grote inspanningen van de IT-afdeling.      

Met een CDP verzamel je alle klantdata op één centrale plek. Vanuit verschillende bronnen komen data bij elkaar, worden data opgeschoond, samengevoegd, ontdubbeld en tot één up-to-date klantprofiel gevormd. Deze data is hiermee niet alleen goed bruikbaar, maar ook toegankelijk voor meerdere afdelingen in je organisatie, zoals Marketing, Sales, de Klantenservice en Business Intelligence. 

Meer inzicht in klantgedrag en klantwaarde

Een CDP geeft inzicht in hoe de klant zich beweegt gedurende de klantreis. Door het gedrag van je klanten te meten en beschikbare data te analyseren, bouw je rijke klantprofielen op. Hiermee kun je campagnes personaliseren en de ROI verhogen. Dit geldt niet alleen voor actieve klanten, maar juist ook voor inactieve klanten die weinig betrokken zijn. Deze groep kun je opnieuw activeren met gepersonaliseerde berichten via hun favoriete kanaal.

Ook krijg je inzicht in de mogelijkheden om het conversiepercentage of de totale klantwaarde te verhogen. Doordat je alle beschikbare data van verschillende kanalen op één plek verzamelt, kun je daarnaast de waarde van iedere contactmoment bepalen. Het ene contactmoment leidt eerder tot gewenst gedrag dat het andere en dat wordt inzichtelijk. Een effectievere inzet van je middelenmix wordt mogelijk. De kennis geeft je als marketeer meer inzicht in de waarde, kosten en ROI van verschillende kanalen en uitingen.

Betere rapportages

Omdat historische data binnen een CDP bewaard blijven en gekoppeld zijn op klantniveau, zijn de data uitermate goed bruikbaar voor analyses en rapportages. De meeste platforms bieden een standaard dashboard/rapportage functionaliteit aan. Ook zijn er CDP’s die externe software aan het platform koppelen en het daarmee mogelijk maken de data ook buiten het CDP te ontsluiten in bijvoorbeeld een Business Intelligence (BI) oplossing zoals ClickView of Tableau.

Geautomatiseerde campagnes

Een CDP kun je inzetten om geautomatiseerde campagnes op te zetten met verschillende variaties. Denk bijvoorbeeld aan een onboarding campagne waarbij je klanten een warm welkom geeft, maar waarbij de boodschap, het kanaal en het moment specifiek zijn afgestemd op de klant. Met deze omnichannel personalisatie kun je het resultaat vergroten.

Herken je (een van de) onderstaande situaties? Dan is het slim om te kiezen voor een customer data platform.

• Er is binnen de organisatie een sterke toename in het gebruik van verschillende databronnen, waardoor de werkbaarheid onder druk komt te staan
• Het lukt niet om snel te reageren op het gedrag van (potentiële) klanten: het kost te veel tijd om relevante gegevens te verkrijgen, te interpreteren en te vertalen naar gepersonaliseerde campagnes
• De IT-afdeling heeft veel tijd nodig om veranderingen en updates in het datamodel door te voeren of om data beschikbaar te krijgen
• Door het groeiende aantal databronnen wordt het steeds complexer om aan de nieuwe privacywetgeving te voldoen
• Je maakt je zorgen over een veilige opslag van gegevens en de toegang tot deze gegevens bij een groeiende behoefte door je huidige data architectuur
• Je wilt data gedreven, persoonlijker en relevanter communiceren met je klant

Bij 100%EMAIL is jouw ambitie onze drijfveer, want ieder e-mailvraagstuk verdient het een succesverhaal te maken. Met onze gestructureerde en volledige aanpak én ons gedreven en ervaren team van e-mailexperts halen we buitengewone resultaten. Zo creëren we samen met onze klanten succesverhalen.

Je hebt direct contact met je eigen e-mailexpert en daarachter een team van experts. Je krijgt dus niet te maken met dure tussenlagen, zoals projectmanagers of accountmanagers. Bovendien zijn we software onafhankelijk, dat betekent dat we verder werken in jouw e-mailsoftware of marketingplatform.

Dus, zeg het maar… Gaan wij samen van jouw e-mailambitie een succesverhaal maken?

Bel ons gerust voor een vrijblijvend gesprek over jouw uitdagingen. Je kunt ons per telefoon bereiken op 010 – 254 03 20, of een e-mail sturen naar info@100procent.email.